要知道从设备采购成本这一方面来看，租赁者不需要在短时间内提供一笔高额费用去购买机器。而是使用低廉的租金去租用一台下个大概为租金十倍的复印机，这样每个月只需要拿出1/10的费用，其他费用用于公司的投资和发展。除了基础的设备采购费用，还有耗材的费用。但是如果选择了复印机租赁，很多租赁公司会负责耗材的费用。他们每个月都会提供一定数量的耗材，十分方便租赁者的使用，不需要再进行自行的采购。
打印机、复印机等办公设备一般使用3-5年，就需要更新升级，而用户面对设备折旧是不可避免的，这也是对成本的一种增加。对于一些不熟悉办公设备的用户来说，一但购买的办公设备后，才发现它并不能满足工作的需求，要考虑换机并且重新购买，淘汰原有机器，这样就会增加固定资产费用，造成资源浪费，还会让工作效率降低这是购买办公设备不可避免的。而办公设备租赁，企业可以随着租赁到期，再重新选择先进的合适设备。
降低维修费用传统设备故障的发生，首先是内部员工先向经销商报修故障，厂家再派技术人员上门检查故障，如果遇到零部件故障，又要向厂家订购零部件，维修周期较长，不仅影响企业的生产，而且还要支付一定的维修费用。影印机租赁服务，提供免费耗材、碳粉及上门维修，必要时还可免费提供备用机，大大缩短了维修时间，节省了维修费用。